Management Assistant

Als Management Assistant maak je deel uit van het secretariaat van het Ship Management Department, bestaande uit drie Management Assistants. Samen verzorgen jullie de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling. Je bent het eerste aanspreekpunt voor twee leden van het Management Team en zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden efficiënt verlopen.

Je beheert complexe agenda's, organiseert vergaderingen en zakenreizen, bereidt documenten voor en ondersteunt bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Je neemt eigenaarschap, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Jouw werkplek

Het Ship Management Department (SMD) is verantwoordelijk voor het beheer van de volledige vloot en het materieel van Van Oord. De afdeling bestaat uit ongeveer 2.500 collega's die wereldwijd werkzaam zijn. Je standplaats is ons hoofdkantoor in Rotterdam, waar je nauw samenwerkt met het Management Team en je collega's binnen het secretariaat.

Als Management Assistant zorg jij ervoor dat het management optimaal kan functioneren. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail verlopen processen soepel en kunnen collega's vertrouwen op een professionele ondersteuning.

Binnen deze functie houd jij je onder andere bezig met:

• Het coördineren van complexe agenda's voor twee leden van het Management Team.
• Het organiseren van vergaderingen en zorgen dat alle faciliteiten geregeld zijn.
• Het plannen van nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten, accommodaties en visa.
• Het voorbereiden en zorgvuldig archiveren van correspondentie en documentatie.
• Het ondersteunen van collega's en fungeren als aanspreekpunt binnen de afdeling.
• Het signaleren van verbeterkansen binnen administratieve processen en werkwijzen.
  
  

Je bent een georganiseerde, proactieve en servicegerichte professional die energie krijgt van het ontzorgen van anderen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, behoudt het overzicht en weet prioriteiten te stellen. Of je nu al ervaring hebt als Management Assistant of klaar bent voor een volgende stap, je bent leergierig en neemt graag verantwoordelijkheid.

Je brengt daarnaast het volgende mee:

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële of administratieve opleiding.
• Ervaring als Management Assistant is geen vereiste; we zoeken vooral iemand met de juiste motivatie, leergierigheid en een proactieve instelling.
  Beschikbaarheid van minimaal 36 uur per week.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Office; ervaring binnen een internationale organisatie is een pré.
• Een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende instelling.

Bij Van Oord krijg je de kans om impact te maken binnen een internationale organisatie met een duidelijke missie: Building a better world for future generations.

Daarnaast bieden wij jou:

• Een marktconform salaris, passend bij jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
• Een aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€ 0,31 per kilometer) en thuiswerkvergoeding (€ 2,45 per dag).
• 32 vakantiedagen per jaar.
• Een variabele bonusregeling.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve zorgverzekering.
• Een flexibele hybride werkregeling, waarbij je op fulltime basis tot één dag per week vanuit huis kunt werken.
• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, waaronder toegang tot GoodHabitz.
• Deelname aan communities zoals Young Van Oord, Van Oord Women en de personeelsvereniging.
• Diverse sociale en sportieve activiteiten, waaronder wintersportreizen, zeilweekenden, wielerevenementen en motortochten.